Закупочные процедуры
Проведение закупок
При организации закупки формируются многопозиционные или однопозиционные лоты для размещения на электронной торговой площадке или ручного сбора заявок. Позиции распределяются по лотам закупщиком или системой на основании характеристик закупаемых ТРУ.
В решении имеется встроенный механизм уведомлений и приглашения поставщиков к участию в закупке, позволяющий оповестить о начале закупки поставщиков, которые ранее были аккредитованы по соответствующему направлению закупки, или отправить приглашения адресно желаемым участникам.
Приглашения отправляются посредством электронной почты, СМС, мессенджеров или с помощью встроенных средств используемой ЭТП.
Конфигуратор процедур
Решение поддерживает все основные типы процедур (Аукцион, Запрос предложений, Конкурс, Запрос котировок, Запрос цен, Закупка у единственного поставщика) и даёт возможность тонкой настройки этапности, регламентных сроков, состава участников процесса.
Преднастроенные шаблоны процедур позволяют автоматически определять ответственных за каждый этап закупки, состав тендерного комитета, список критериев выбора победителя и их веса в зависимости от направления закупки, ее объема и других факторов.
Доступно создание и нестандартных типов процедур - такую возможность обеспечивает широкий набор параметров закупки, а также инструменты Low-code.
Интеграция с ЭТП
Решение ELMA365 Закупки позволяет размещать процедуры различных типов на публичных электронных торговых площадках.
Закупка автоматически создается и публикуется на ЭТП, избавляя менеджера от ручного заполнения объемных форм. Решение адаптирует структуру данных закупки под форму каждой ЭТП перед публикацией.
После публикации происходит сбор и одобрение заявок участников, проводятся торги на ЭТП или оценка предложений экспертами в ELMA365. По итогам процедуры система автоматически формирует протокол подведения итогов и публикует его на ЭТП.
Внутренняя ЭТП
ELMA365 позволяет проводить закупочные процедуры на внутренней корпоративной ЭТП, которая располагается на собственных серверах компании.
Площадка имеет механизм саморегистрации поставщиков, в рамках которого возможна инициация проверки благонадежности и рисков в ELMA365 с последующим одобрением или отклонением поставщика. Только после успешной проверки поставщик будет иметь возможность подавать заявки на участие в закупках.
Внутренняя ЭТП размещается вне корпоративной сети и работает по безопасной схеме, не отправляя запросы в ELMA365, что обеспечивает соответствие требованиям ИБ.
Оценка предложений по критериям и выбор победителя
Решение позволяет организовать работу экспертов, оценивающих предложения поставщиков, в онлайн и оффлайн-режимах.
В случае онлайн-оценки каждый эксперт получает индивидуальную задачу по анализу заявок участников процедуры, в рамках которой он оценивает предложения согласно критериям.
Также решение позволяет автоматизировать работу очного тендерного комитета с последующей генерацией, согласованием и подписанием протоколов.
Решение ELMA365 Закупки анализирует результаты оценки и выбирает победителей в разрезе лотов на основании лучшей цены или наивысшей оценки экспертов.
Генерация закупочной документации
В ходе проведения закупки могут быть автоматически сгенерированы опросники для проведения RFI, формы коммерческого предложения, извещения о закупке и любые другие документы, а по итогам основных этапов процедуры - протоколы рассмотрения заявок, проведения переторжки и подведения итогов.
Данные для автоматического формирования собираются из потребностей, закупок, справочников или заполняются с помощью специальных конструкторов (например, конструктора опросников для этапа RFI).
Автоматическая генерация закупочной документации значительно снижает трудозатраты закупщиков на “бумажную” работу.
Аналитика по закупкам
Встроенные дэшборды позволяют анализировать закупки в разрезе категорий номенклатуры, типов закупочных процедур и других параметров.
Решение рассчитывает достигнутую экономию, эффективность закупок, KPI сотрудников и прочие релевантные показатели.
Дэшборды и отчеты могут быть настроены с помощью No-code-инструментов без программирования. Для этого нужно выбрать источник данных и настроить оси графика. Таким образом, например, можно легко построить отчеты по средней экономии в разрезе менеджеров отдела закупок или средней длительности закупки по категориям номенклатуры.
Попробуйте тестовую версию и узнайте больше о возможностях ELMA365 Закупки