В 2016 году Банк Агророс внедрил BPM-систему ELMA3. За 9 лет эксплуатации в ней было автоматизировано около 200 процессов банка. К 2025 году платформа подошла к завершению своего жизненного цикла: вендор сосредоточился на развитии нового поколения — ELMA365. Оставаться на прежней версии банк не мог: под угрозой оказывались непрерывность бизнеса и критические операции, а вкладываться в развитие системы становилось экономически нецелесообразно.
После анализа рынка BPM-систем Банк Агророс принял решение о переходе на современную технологичную платформу ELMA365 того же вендора. Разница между поколениями — в архитектуре. ELMA3 была монолитной, ELMA365 построена на микросервисах: отказ одного сервиса не роняет систему целиком, а нагруженный компонент масштабируется отдельно. Мультитенантность позволяет разводить контуры по изолированным установкам — тенантам — с обменом данными между ними, сохраняя централизованное управление. Процессное ядро при этом одно на всю экосистему: отсюда сквозные маршруты между КЭДО, ЭДО и сервисными заявками.
Первым пилотом стал функционал КЭДО на базе готового решения вендора, так как этого модуля в старой системе не было. Этот функционал, включая работы по разворачиванию самой системы, написание интеграций и разработку дополнительного функционала, занял 6 месяцев и позволил быстро получить ROI и доказать эффективность платформы.
Ключевые болевые точки, которые требовалось устранить: — ручное дублирование данных между ELMA3 и кадровой системой; — длительные сроки согласования кадровых документов и отсутствие прозрачного контроля; — сложности с обеспечением юридической значимости электронных подписей и хранением документов в соответствии с требованиями архивного законодательства.
Цели внедрения ELMA365: — обеспечить непрерывность и устойчивость ИТ-инфраструктуры; — обеспечить соответствие регуляторным требованиям; — унифицировать процессы документооборота (КЭДО, ЭДО) и повысить прозрачность и управляемость кадровых процессов; — стандартизировать и ускорить внутренние процессы банка; — исключить дублирование данных за счёт интеграций с другими системами; — сократить трудозатраты на рутинные операции на 30% и эффективно использовать высвободившиеся ресурсы; — создать гибкую платформу для масштабирования и быстрой адаптации под изменения за счёт low-code-инструментов, позволяющих вносить правки в процессы без привлечения программистов.
Выбор платформы был сделан на основании комплексной оценки по следующим критериям.
Гибкость и скорость адаптации под регуляторные изменения. Low-code-инструменты ELMA365 дают возможность оперативной реализации процессов и поддержки их в актуальном состоянии при изменении законодательства без глубокой разработки.
Наличие готовых отраслевых решений и типовых блоков. Использование готового решения вендора для КЭДО позволило сократить сроки и снизить риски отклонений от лучших практик.
Масштабируемость и поддержка on-premise-развёртывания. Возможность развернуть платформу в закрытом контуре банка обеспечивает соответствие требованиям к работе с конфиденциальными данными.
Развитые механизмы интеграции. REST API и готовые коннекторы позволяют надёжно связать ELMA365 с 1С, кадровыми и учётно-операционными системами, исключив ручной перенос данных и ошибки ввода.
Зрелость вендорской поддержки и экосистемы. Наличие партнёрской сети, документации и регулярных обновлений снижает операционные риски эксплуатации.
Соответствие требованиям информационной безопасности. Платформа позволяет реализовать ролевую модель доступа, полный аудит действий пользователей, контроль целостности данных и корректную работу с электронной подписью.
Ключевые ограничения проекта: — жёсткие требования к информационной безопасности: все доработки и интеграции проходили дополнительный аудит ИБ; — необходимость параллельной работы двух систем (ELMA3 и ELMA365) в переходный период для обеспечения непрерывности процессов; — высокая нагрузка на сотрудников в период обучения и перехода на новую систему, что требовало поэтапного масштабирования и усиленной поддержки пользователей.
Описание внедрения
Приобретённое решение ELMA365 КЭДО было переработано под требования банка. В рамках этого решения разработаны следующие блоки:
— заявки на выдачу доступов; — ДМС; — табель УРВ; — заявка на выдачу ДС; — доверенности; — переводы и перемещения сотрудников.
Для обеспечения целостности и актуальности данных произведена интеграция с учётной системой банка АБС ЦФТ.
Проект затронул сотрудников кадровых и юридических подразделений, фронт- и мидл-офисов (прямые пользователи), административные и сервисные службы (внутренние процессы), а также клиентов — за счёт повышения скорости обслуживания при оптимизации внутренних процессов.
Девятилетний опыт работы в ELMA3 дал чёткое понимание, что нужно для эффективной автоматизации, и ELMA365 закрывает эти потребности на новом уровне. Выбор КЭДО в качестве пилотного проекта – это способ быстро получить ощутимый эффект: сократить сроки согласования документов и снизить нагрузку на сотрудников
Сорина Евгения
Руководитель ИТ Агророс Банка
Эффект внедрения
Главное достижение проекта — создан единый, прозрачный и безопасный контур регламентированных процессов (КЭДО, ЭДО, РКО) на платформе ELMA365. Обеспечена непрерывность процессов при миграции и соответствие требованиям ИБ; сокращено время согласований и доля просроченных задач; исключены ручные операции за счёт интеграций; внедрена масштабируемая low-code-модель для дальнейшей цифровой трансформации банка.
Внедрение ELMA365 позволило системно закрыть ряд операционных, юридических и ИТ-рисков.
Риск работы на платформе предыдущего поколения. Переход на ELMA365 вернул банку актуальную версию продукта с полным вендорским сопровождением — это критично с точки зрения устойчивости ИТ-ландшафта.
Потеря документов и «слепые зоны» в согласовании. В КЭДО и ЭДО реализованы сквозные маршруты с прозрачными статусами, автоматическим контролем и эскалациями при задержках. Теперь на каждом этапе видно, кто владеет задачей, какой срок и текущий статус — риск потери документа или «зависания» согласования устранён.
Ручной ввод и дублирование данных. Интеграции с 1С, кадровыми и учётными системами позволили исключить ручной перенос данных между контурами. Справочники, статусы и ключевые реквизиты подтягиваются автоматически, что снизило количество ошибок ввода и обеспечило целостность данных.
Сложности с обеспечением юридической значимости. В ELMA365 формализованы маршруты подписания с использованием НЭП, контролем полномочий подписантов и хранением цепочки подписей и метаданных — это гарантирует соответствие требованиям законодательства.
Низкая прозрачность и управляемость. Дашборды и отчёты по процессам (доля просроченных задач, среднее время согласования, загрузка подразделений) дали руководителям инструмент для оперативного контроля и принятия решений на основе данных. Руководство видит документы в реальном времени — это позволило отслеживать, оценивать и перераспределять нагрузку на сотрудников, эффективнее использовать их рабочее время.
Культура. Сотрудники перестали бояться перехода на электронный документооборот и использования ЭП.
Экономический эффект. Перевод документооборота в электронный вид позволил сэкономить на бумаге и расходных материалах 360 тыс. руб. в год.
Измеримые показатели: до и после
В банке ведётся сбор показателей и метрик до и после внедрения по основным ключевым процессам.
Бизнес-процесс — социальная программа банка. Ранее: сбор заявлений и оформление документации занимало минимум 10 дней при смене страховой компании. Сейчас: все согласия оформили и подписали за 2 рабочих дня.
Извлечённые уроки и советы
Параллельная работа двух систем — обязательное условие непрерывности. Был организован переходный период с параллельным функционированием ELMA3 и ELMA365: это увеличило нагрузку на команду, но позволило сохранить 100% непрерывность бизнеса.
Управление изменениями критично для принятия пользователями. Даже при идеальной технической реализации процессы не заработают, если сотрудники не понимают, как и зачем они меняются. Обучение, чек-листы и выделенная линия поддержки снизили сопротивление и ускорили адаптацию.
Советы организациям, внедряющим BPM
Начинайте с пилота на одном высокоприоритетном контуре (в банке это был КЭДО) — он даёт быстрые эффекты и формирует доверие к платформе.
Формализуйте требования «as is» и «to be» до начала настройки: это экономит время на переделках и снижает вариативность трактовок.
Закладывайте двойной ресурс на согласование с ИБ.
Делайте ставку на low-code-возможности платформы: типовые блоки (КЭДО и др.) и готовые интеграции позволяют сократить время и снизить зависимость от вендора.
Настройте дашборды и метрики с первого дня пилота: доля просроченных задач, среднее время согласования, количество ошибок — эти показатели помогают управлять проектом и обосновывать эффекты.
Ошибки, которых стоит избегать
Пытаться «охватить всё сразу». Банк сознательно начал с КЭДО и ЭДО — это позволило отработать процессы миграции, интеграций и согласований, а затем масштабировать опыт на РКО и другие контуры.
Игнорировать этап управления изменениями. Даже технически безупречное решение не будет работать, если пользователи не умеют или не хотят им пользоваться.
Недооценивать требования ИБ к интеграциям. Все коннекторы и обмен данными должны проектироваться с учётом политик безопасности и аудита — лучше заложить это на этапе архитектуры.
Откладывать метрики и контроль SLA. Без прозрачных показателей невозможно объективно оценить эффект и вовремя скорректировать маршрут.
Планы и перспективы
Задачи и цели проекта достигнуты: обеспечена непрерывность ИТ-ландшафта, исключены риски эксплуатации платформы предыдущего поколения; КЭДО и ЭДО унифицированы, сроки согласований сокращены, прозрачность и контроль повышены; внутренние процессы стандартизированы, вариативность и ошибки снижены; интеграции с 1С, кадровыми и учётными системами исключили ручной ввод и обеспечили целостность данных; платформа подтвердила гибкость и масштабируемость для дальнейшей трансформации.
В банке составлен план полной миграции процессов из ELMA3 в ELMA365, а опыт КЭДО и ЭДО масштабируется на РКО и другие контуры.
Решение будет полезно:
компаниям с высокой кадровой нагрузкой — масштабируемый КЭДО с юридической значимостью и контролем сроков;
бизнесу, которому важно быстро стартовать, — low-code и готовые блоки для ускорения времени.
Кадровый документооборот редко живёт отдельно от общего: заявка сотрудника, договор, закрывающие документы — один поток, который обычно разорван между двумя системами. В Агроросе КЭДО и ЭДО стоят на одном процессном ядре ELMA365, поэтому маршруты сквозные, а данные не переносят руками. Пилот по КЭДО — с доработкой готового решения под банк и интеграцией с АБС ЦФТ — занял всего шесть месяцев вместе с разворачиванием платформы.
