Учебный центр КАМАЗ втрое ускорил обработку заявок и открыл портал для дилеров
О компании
ЧОУ ДПО «Международный Институт Техники, Технологий и Управления» (МИТТУ) — корпоративный учебный центр ПАО «КАМАЗ» и один из лидеров дополнительного профессионального образования в России и СНГ. Институт основан в 1975 году, ежегодно у него обучаются более 11 000 специалистов.
Основные направления: сервис и эксплуатация автотехники KAMAZ, управление качеством и производительностью труда, менеджмент, экономика и финансы, а также специализированное обучение для дилеров и поставщиков ПАО «КАМАЗ».
МИТТУ работает в условиях растущей конкуренции на рынке образовательных услуг и одновременно обслуживает обширную сеть дилеров и партнёров КАМАЗ в России и за рубежом. До проекта основные процессы, от создания программ до обработки заявок и подготовки документов, велись вручную или в разрозненных инструментах: таблицах и базовых CRM.
Договоры, заявления и приказы формировались вручную, единого каталога программ с гибким ценообразованием не было, а менеджеры не видели статусы оплат в реальном времени. Клиентского портала для самообслуживания не существовало, недобор групп и нерациональное планирование создавали риск потерь.
Руководство поставило стратегическую цель: создать единый цифровой контур для сферы ДПО, в котором данные проходят путь от заявки до финальной отчётности без ручного переноса и дублирования.
Задачи проекта:
автоматизировать документооборот: от создания образовательной программы до генерации всех документов по заявке и образовательному процессу;
ввести планирование графика курсов с автоматическим учётом цен, мест проведения и доступности мест;
внедрить гибкое управление заявками: отмена, замена или исключение обучающегося, переносы, резерв;
обеспечить прозрачный финансовый контроль: менеджеры видят статусы платежей от бухгалтерии в реальном времени;
автоматизировать уведомления клиентов на ключевых этапах обучения и по оплатам;
создать клиентский портал для самостоятельной подачи заявок.
Нам нужна была единая система, в которой заявка, расписание, оплата и документы связаны между собой. На ELMA365 такой контур удалось собрать на одной платформе и настроить под специфику образовательной деятельности.
Екатерина Атланова
Руководитель группы автоматизации МИТТУ
Описание внедрения
Проект стартовал в марте 2025 года и завершился в августе 2026 года. Внедрение проводил отдел цифровых решений МИТТУ вместе с ИТ-партнёром EFIM365. Система развёрнута в облаке ELMA365 SaaS. Над проектом работала команда из четырёх человек со стороны заказчика, при этом внедрение шло параллельно с текущей операционной деятельностью института.
Этап 1. Выбор платформы
МИТТУ рассматривал два пути: набор отдельных продуктов, которые придётся связывать между собой, или единая платформа с BPM, CRM и клиентским порталом в одной среде. Выбор сделали в пользу ELMA365 по пяти критериям: Low-code для гибкой настройки под образовательную специфику, единая экосистема, масштабируемость, веб-интерфейс, доступный с любых устройств 24/7 (важно для аудитории в разных часовых поясах), и интеграционные возможности, включая 1С и DaData.
Этап 2. Описание и стандартизация процессов
Многие процессы института были слабо формализованы, поэтому до настройки команда описала их и привела к единым правилам. Особенно сложным оказался процесс организации обучения: в нём много условий и ограничений.
Этап 3. Каталог программ и документооборот
Создали единый каталог образовательных программ с гибким ценообразованием и актуальным расписанием. Система формирует пакет документов: приказы по обучению, ведомости, листы регистрации, протоколы комиссий, договоры, счета и служебные записки. Поддерживаются офлайн- и онлайн-курсы, вебинары и электронное обучение.
Этап 4. Заявки и управление группами
Заявки подаются через клиентский портал или напрямую менеджерами. Система проверяет наличие мест, ведёт резерв и лист ожидания, переводит слушателей между курсами и отслеживает занятость аудиторий.
Этап 5. Финансовый контроль и клиентский портал
Бухгалтерия видит платежи, а менеджеры получают их статусы в реальном времени. Клиенты, дилеры и партнёры КАМАЗ работают в персонализированном портале: фильтруют каталог программ, бронируют места онлайн, следят за статусом заявок и расписанием, получают документы. Автоматические уведомления сообщают об изменениях в расписании, необходимости подписать согласие и оплатить обучение.
Этап 6. Развитие в процессе эксплуатации
Пока шёл проект, добавились новые направления: автошкола и новые типы заявок в рамках нацпроектов. Архитектура платформы позволила подключить их без перестройки решения. На каждом этапе проводится опрос пользователей об удобстве интерфейса и логике процессов, и результаты идут в доработки.
Поток данных выстроен сквозным: клиент подаёт заявку на портале, система проверяет места, формирует договор и счёт, бухгалтерия видит платёж, менеджер получает уведомление об оплате, а клиент получает подтверждение и расписание.
Многие организации сегодня ищут для себя решение, которое можно развивать вместе с бизнесом. Опыт МИТТУ хорошо показывает, что на ELMA365 это возможно: система растёт вместе с запросами заказчика, а команда сама определяет приоритеты. Для нас, как для партнёра, это пример проекта, где технология и люди хорошо дополнили друг друга.
Ефим Загребин
Независимый архитектор и эксперт по платформе ELMA365
Ключевые результаты
После перехода на ELMA365 МИТТУ получил единую рабочую среду для всей цепочки «заявка — обучение — отчётность»:
45 сотрудников работают в системе: менеджеры по продажам, сотрудники учебно-методического отдела, 5 кафедр и бухгалтерии;
200 внешних пользователей зарегистрированы в клиентском портале;
в 3 раза сократилось время обработки заявок;
на 85% снизилось количество ошибок в документообороте;
пакет документов по заявке формируется автоматически;
заполняемость групп контролируется в реальном времени;
руководство получило автоматизированную отчётность и прозрачность финансовых потоков;
освободившееся время сотрудники направили на расширение клиентской базы.
Система работает как ежедневный рабочий инструмент всего института и перестала быть пилотным проектом.
МИТТУ показал, как Low-code платформа справляется с отраслью, где много исключений: переносы, резервы, замены слушателей. Единый процессный контур связал продажи, расписание, финансы и клиентский портал. Для корпоративных учебных центров такой подход применим сразу, потому что дилерская сеть получает один понятный вход вместо звонков и писем.
Наталия Долженкова
Исполнительный директор ELMA
Взгляд в будущее
В МИТТУ продолжают развивать систему и планируют:
интеграцию с системой дистанционного обучения для назначения обучения;
интеграцию с 1С;
электронное согласование документов и внедрение электронной подписи.
Решение подходит другим корпоративным и образовательным центрам, где много заявок, групповое обучение и дилерская или партнёрская сеть.
