Номенклатура дел
Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел (папок с документами), которые создаются и ведутся в организации, с указанием сроков их хранения. Простыми словами, номенклатура дел представляет собой единый реестр документов организации, который помогает систематизировать документооборот, быстро находить нужные дела, соблюдать требования к хранению документов и своевременно передавать их в архив. Номенклатура дел может составляться как для всей организации, так и для отдельных структурных подразделений, а также быть типовой, примерной или индивидуальной.
В этой статье разберем, что такое номенклатура дел, для чего она нужна, какие существуют виды номенклатуры дел, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как правильно составить и утвердить документ, а также рассмотрим образец номенклатуры дел, пример заполнения и основные требования ГОСТ Р 7.0.8-2013 и Росархива к ее оформлению.
📌 Содержание
- Номенклатура дел — что это простыми словами
- Назначение и функции номенклатуры дел
- Виды номенклатуры дел
- Структура номенклатуры дел: из чего состоит
- Как составить номенклатуру дел: пошаговая инструкция
- Номенклатура дел организации (сводная)
- Номенклатура дел структурного подразделения
- Образец номенклатуры дел с примерами и шаблон для скачивания
- Нормативная база: ГОСТы и Перечни
- Частые ошибки при составлении
- FAQ — частые вопросы
- Заключение
Номенклатура дел — что это простыми словами
Номенклатура дел — это список всех папок (дел) с документами, которые есть в организации, с указанием их индексов, заголовков и сроков хранения.
Простое определение: это «оглавление» всего архива компании. Дело — это папка, в которой собираются документы по одному вопросу (например, «Приказы по личной деятельности», «Входящие письма», «Бухгалтерские отчёты»). Номенклатура составляется на один календарный год и вводится в действие с 1 января.
Основные понятия номенклатуры дел
Перед началом работы с номенклатурой дел важно понимать основные термины, используемые в делопроизводстве и архивном деле. Ниже приведены ключевые понятия, которые встречаются при составлении и ведении номенклатуры дел.
| Термин | Определение |
|---|---|
| Номенклатура дел | Систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения |
| Дело | Папка или комплект документов, сгруппированных по одному вопросу |
| Заголовок дела | Краткое название дела, отражающее его содержание |
| Индекс дела | Цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела |
| Срок хранения | Период, в течение которого дело должно храниться |
Чем номенклатура дел отличается от описи дел
Номенклатуру дел и опись дел часто путают, однако это разные документы. Номенклатура используется на этапе организации делопроизводства и определяет, какие дела будут формироваться в организации. Опись дел составляется после формирования дел и применяется при передаче документов в архив.
Ниже приведены основные отличия.
| Номенклатура дел | Опись дел |
|---|---|
| Составляется до формирования дел | Составляется после формирования дел |
| Используется в текущем делопроизводстве | Используется при передаче в архив |
| Планирует состав дел | Учитывает уже сформированные дела |
Назначение и функции номенклатуры дел
Номенклатура дел решает четыре главные задачи: группировка документов в дела, систематизация и учёт, определение сроков хранения и быстрый поиск информации.
Ниже представлена таблица, показывающая, какие именно функции выполняет номенклатура дел в организации и какую практическую пользу это приносит.
Функции номенклатуры дел:
| Функция | Что даёт организации |
|---|---|
| Группировка документов | Исполненные документы раскладываются по папкам-делам в соответствии с номенклатурой |
| Систематизация и учёт | Все дела имеют свои индексы, что позволяет легко ориентироваться в документообороте |
| Сроки хранения | Для каждого дела указано, сколько его хранить — от 1 года до постоянно |
| Основа для архива | По номенклатуре составляют описи дел для передачи в архив |
| Быстрый поиск | Зная индекс дела, можно мгновенно найти нужную папку |
Кто должен вести номенклатуру дел
Номенклатуру дел разрабатывают практически все организации независимо от формы собственности, если в их деятельности образуются документы длительного или постоянного хранения. Как правило, документ готовит служба делопроизводства или архив, а утверждает руководитель организации.
| Кто | Роль |
|---|---|
| Делопроизводитель | Разработка |
| Архив | Проверка |
| Экспертная комиссия | Согласование |
| Руководитель | Утверждение |
Виды номенклатуры дел
Различают три основных вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная (номенклатура конкретной организации).
В таблице ниже подробно описаны особенности каждого вида — для кого они предназначены и какие имеют юридические последствия.
Сравнение видов номенклатуры дел
| Вид | Характеристика | Для кого | Обязательность |
|---|---|---|---|
| Типовая | Устанавливает единый состав дел для однотипных организаций | Однородные организации (школы, больницы, МФЦ) | Обязательна к применению |
| Примерная | Даёт примерный состав дел, носит рекомендательный характер | Организации со схожей деятельностью | Рекомендательная |
| Индивидуальная | Разрабатывается для конкретной организации под её структуру | Любая организация | Основной рабочий документ |
Также по типу построения номенклатуры делятся на:
- Структурного типа — разделы соответствуют названиям структурных подразделений
- Производственно-отраслевого — разделы соответствуют направлениям деятельности
- Функционального — разделы соответствуют функциям организации
Структура номенклатуры дел: из чего состоит
Номенклатура дел состоит из титульного листа, основной таблицы с графами и итоговой записи. Форма номенклатуры утверждена приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.
В таблице ниже приведены все графы, которые обязательно должны быть в основной таблице номенклатуры, и поясняется, что именно в каждой из них указывается.
Основные графы номенклатуры дел
| № графы | Наименование графы | Что указывается |
|---|---|---|
| 1 | Индекс дела | Код структурного подразделения + порядковый номер дела (например, 08-14) |
| 2 | Заголовок дела | Краткое содержание документов в деле |
| 3 | Количество дел (томов) | Сколько папок в деле |
| 4 | Срок хранения | Постоянно, 75 лет, 10 лет, 5 лет и т.д. |
| 5 | № статьи по перечню | Ссылка на Перечень типовых документов |
| 6 | Примечание | Особые отметки (переходящее дело, электронный документ и т.д.) |
Как составить номенклатуру дел: пошаговая инструкция
Составление номенклатуры дел проходит в 5 этапов: изучение документов, определение структуры, формулировка заголовков, присвоение индексов, утверждение.
Пошаговая инструкция
| Шаг | Действие | Что нужно сделать |
|---|---|---|
| 1 | Изучите документы организации | Определите, какие виды документов создаются в каждом подразделении |
| 2 | Определите структуру номенклатуры | Выберите тип построения: по подразделениям, по функциям или по направлениям деятельности |
| 3 | Сформулируйте заголовки дел | Заголовок должен быть кратким и точным. Избегайте формулировок «разные материалы», «общая переписка» |
| 4 | Присвойте индексы | Код подразделения + порядковый номер дела (например, 02-05) |
| 5 | Укажите сроки хранения | Сверяйтесь с Перечнем типовых документов |
| 6 | Согласуйте и утвердите | Согласуйте с экспертной комиссией (ЭК) и утвердите у руководителя |
Важные сроки:
- Номенклатура составляется не позднее 15 ноября текущего года на следующий год
- Вводится в действие с 1 января следующего календарного года
Чек-лист подготовки номенклатуры дел
✅ изучить документы подразделений
✅ определить структуру
✅ сформулировать заголовки
✅ присвоить индексы
✅ определить сроки хранения
✅ согласовать
✅ утвердить
Когда пересматривают номенклатуру дел
Пересматривать документ рекомендуется ежегодно перед утверждением новой редакции, а также при изменении структуры организации, появлении новых подразделений или новых видов документов.
| Ситуация | Нужно обновлять |
|---|---|
| Новый год | Да |
| Новое подразделение | Да |
| Новые документы | Да |
| Ничего не изменилось | Проверить актуальность |
Номенклатура дел организации (сводная)
Сводная номенклатура дел организации — это единый документ, который объединяет все дела компании и её структурных подразделений.
Особенности сводной номенклатуры:
- Составляется на основе номенклатур всех структурных подразделений
- Утверждается руководителем организации
- Является документом постоянного хранения
- Для бюджетных организаций обязательна
Структура сводной номенклатуры
| Элемент | Описание |
|---|---|
| Титульный лист | Наименование организации, гриф утверждения, дата |
| Основная таблица | Индексы, заголовки дел всех подразделений |
| Итоговая запись | Суммарное количество дел по категориям хранения |
| Лист-заверитель | Подписи и даты согласования |
Номенклатура дел структурного подразделения
Номенклатура дел структурного подразделения — это перечень дел, которые ведёт конкретный отдел (кадровая служба, бухгалтерия, канцелярия).
Особенности:
- Составляется в каждом структурном подразделении
- Согласовывается со службой делопроизводства
- Вновь созданное подразделение обязано разработать номенклатуру в месячный срок
Примеры номенклатур для разных подразделений
| Подразделение | Примеры дел |
|---|---|
| Отдел кадров | «Приказы по личному составу», «Трудовые договоры», «Личные дела сотрудников» |
| Бухгалтерия | «Акты сверки», «Счета-фактуры», «Авансовые отчёты» |
| Канцелярия | «Входящие письма», «Исходящие письма», «Регистрационные журналы» |
Образец номенклатуры дел с примерами заполнения и шаблон для скачивания
Номенклатура дел организации (пример) помогает понять, как правильно оформить документ, присвоить индекс каждому делу и указать сроки хранения в соответствии с требованиями Росархива. Ниже приведен пример номенклатуры дел организации с заполнением основных граф. Его можно использовать как основу при разработке собственной номенклатуры дел.
Ниже также доступен шаблон номенклатуры дел, который можно скачать и адаптировать под свою организацию.
Пример номенклатуры дел организации
| Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во томов | Срок хранения | № статьи по перечню | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01 | Приказы по основной деятельности | 1 | Постоянно | Ст. 19 | — |
| 01-02 | Протоколы общих собраний | 1 | Постоянно | Ст. 18 | — |
| 01-03 | Устав организации, изменения | 1 | Постоянно | Ст. 12 | — |
| 02-01 | Трудовые договоры | 3 | 75 лет | Ст. 22 | — |
| 02-02 | Личные карточки сотрудников (форма Т-2) | 2 | 75 лет | Ст. 23 | — |
| 02-03 | Приказы по личному составу | 4 | 75 лет | Ст. 19 | — |
| 03-01 | Входящие письма | 2 | 5 лет | Ст. 45 | — |
| 03-02 | Исходящие письма | 2 | 5 лет | Ст. 46 | — |
| 04-01 | Бухгалтерская отчётность (годовая) | 1 | Постоянно | Ст. 31 | — |
| 04-02 | Авансовые отчёты | 3 | 5 лет | Ст. 38 | — |
Правила заполнения:
- Индекс дела формируется как «код подразделения — порядковый номер дела» (например, 02-05)
- Заголовок дела должен быть кратким и конкретным, без слов «разные материалы», «общая переписка»
- Срок хранения указывается по Перечню типовых документов
- № статьи — ссылка на конкретный пункт Перечня
📥 Скачать шаблон номенклатуры дел
Скачайте готовый шаблон в формате .doc (Microsoft Word). Откройте и заполните своими данными.
Как заполнить шаблон:
- На титульном листе укажите: полное наименование организации; гриф утверждения (должность, подпись, ФИО руководителя); год, на который составлена номенклатура.
- В основной таблице заполните графы: индекс дела, заголовок дела, количество томов, срок хранения, номер статьи по перечню, примечание.
- В итоговой записи укажите: количество дел постоянного хранения; количество дел с долгосрочными сроками; количество дел с краткосрочными сроками.
- Лист-заверитель подпишите у руководителя службы делопроизводства.
Нормативная база: ГОСТы и Перечни
При составлении номенклатуры дел руководствуются ГОСТ Р 7.0.8-2013, Правилами Росархива и отраслевыми перечнями документов.
Основные нормативные документы:
| Документ | Что устанавливает |
|---|---|
| ГОСТ Р 7.0.8-2013 | Термины и определения в области делопроизводства и архивного дела |
| Приказ Росархива № 77 от 31.07.2023 | Форма номенклатуры дел, правила оформления |
| Приказ Минкультуры № 526 от 31.03.2015 | Правила организации хранения документов |
| Перечень типовых документов | Сроки хранения документов (постоянно, 75, 50, 10, 5 лет и т.д.) |
Сроки хранения по Перечню:
| Категория | Срок хранения | Примеры документов |
|---|---|---|
| Постоянно | Бессрочно | Уставы, приказы по основной деятельности |
| Долгосрочно | 75 лет | Личные дела, трудовые договоры |
| Долгосрочно | 50 лет | Ведомости начисления зарплаты |
| Среднесрочно | 10 лет | Бухгалтерские отчёты |
| Краткосрочно | 5 лет | Входящая/исходящая корреспонденция |
| Краткосрочно | 3 года | Журналы регистрации |
Частые ошибки при составлении номенклатуры дел
Топ-5 ошибок при составлении номенклатуры дел и способы их исправления:
| № | Ошибка | Как исправить |
|---|---|---|
| 1 | Неверно сформулирован заголовок | Указывайте точное содержание документов. Избегайте формулировок «разные материалы», «общая переписка» |
| 2 | Неправильный срок хранения | Сверяйтесь с Перечнем типовых документов |
| 3 | Отсутствие индексации | Присваивайте индекс каждому делу: код подразделения + номер |
| 4 | Не учтены переходящие дела | Переносите их в номенклатуру следующего года с отметкой «переходящее» |
| 5 | Пропущены электронные документы | Учитывайте электронные оригиналы и копии в номенклатуре |
Номенклатура дел и электронный документооборот
Современные ECM- и СЭД-системы позволяют автоматически формировать номенклатуру дел, назначать сроки хранения документов, контролировать движение дел и готовить документы к передаче в архив. Это снижает количество ошибок и упрощает работу службы делопроизводства.
Заключение
Номенклатура дел — это основа делопроизводства любой организации. Без неё невозможно систематизировать документы, правильно определять сроки хранения и передавать дела в архив.
Что делать дальше?
- Скачайте образец и адаптируйте под свою организацию
- Соберите номенклатуры от всех структурных подразделений
- Согласуйте с экспертной комиссией
- Утвердите сводную номенклатуру у руководителя
- Введите в действие с 1 января следующего года
Ключевые нормативные документы: ГОСТ Р 7.0.8-2013, Правила Росархива, Перечень типовых документов, Приказ Минкультуры № 526.
Часто задаваемые вопросы о номенклатуре дел (FAQ)
Что такое номенклатура дел простыми словами?
Это список всех папок с документами в организации с указанием, что в каждой папке лежит и сколько её хранить.
Чем отличается типовая номенклатура от примерной?
Типовая — обязательна для однотипных организаций. Примерная — носит рекомендательный характер, её можно адаптировать.
Кто утверждает номенклатуру дел организации?
Утверждает руководитель организации после согласования с экспертной комиссией (ЭК).
Как часто нужно пересматривать номенклатуру дел?
Ежегодно, составляется на каждый календарный год и вводится в действие с 1 января.
Что такое сводная номенклатура дел?
Это единый документ, объединяющий номенклатуры всех структурных подразделений.
Какой срок хранения у приказов по личному составу?
75 лет согласно Перечню типовых документов.
Нужно ли включать электронные документы в номенклатуру?
Да, электронные документы, имеющие юридическую силу, должны быть включены в номенклатуру.
Что делать с переходящими делами?
Их переносят в номенклатуру следующего года с пометкой «переходящее».
Обязательно ли вести номенклатуру дел?
Да, если организация ведет делопроизводство и обязана соблюдать правила хранения документов.
На какой срок составляется номенклатура дел?
Как правило, на один календарный год.
Можно ли вести номенклатуру дел в электронном виде?
Да. Электронная форма допускается при соблюдении требований законодательства и внутренних правил организации.