Weltweit vertrauenswürdiges BPM-System

Mehr als 2000 Unternehmen auf der ganzen Welt haben uns die digitale Transformation anvertraut

Ein leistungsstarkes
BPM-System gemäß G2

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Wie das BPM-System funktioniert

BPMS (Business Process Management System) ist eine Klasse von betrieblichen Informationssystemen zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen.
Sie ermöglichen es dem Unternehmen, flexibel und schnell auf Marktveränderungen zu reagieren. Ein BPM-System hilft, Geschäftsprozesse zu modellieren, zu überwachen, Engpässe und verbesserungsbedürftige Punkte zu identifizieren.

Die Idee, die hinter jedem BPM-System steckt, ist sehr einfach: bei der Implementierung eines Geschäftsprozessmanagements in Ihrem Unternehmen beschreiben Sie die Prozesse anhand von übersichtlichen Diagrammen, ohne IT-Experten einzubeziehen. Die Einstellungen werden mit einem Mausklick vorgenommen und erfordern keine Programmierkenntnisse.

Der Aktionsplan wird zur Ausführung gesendet. Das bedeutet, dass alle Teilnehmer am Geschäftsprozess in einer vorgegebenen Reihenfolge Aufgaben im System erhalten. Gleichzeitig können Sie mit dem BPM-System den Arbeitsfortschritt in Echtzeit verfolgen und kontrollieren.

Potenzielle Optimierungsmöglichkeiten werden auf der Grundlage der Überwachung der bereits verfügbaren Daten identifiziert. Die Verbesserung der Prozesse erfolgt in einer verständlichen visuellen Umgebung und kann von Programmier-Laien durchgeführt werden. So können Sie schnell auf neue Markttrends reagieren und sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.

Wie das BPM-System funktioniert

Modellierung von Geschäftsprozessen
in einem intuitiven Entwicklungstool

Die Digitalisierung eines Prozesses beginnt mit seinem Entwurf in einem Grafikdesign-Tool und erfordert keinen Einsatz eines Programmierers. Der Prozess wird aus vorgefertigten Blöcken erstellt, wie in einem Konstruktor. Bringen Sie diese einfach in die richtige Reihenfolge, weisen Sie die Führungskräfte zu und setzen Sie die Fristen.

Modellierung von Geschäftsprozessen in einem intuitiven Entwicklungstool

Für die Modellierung wird die moderne internationale Notation BPMN 2.0 verwendet. Damit können Sie Diagramme auch für sehr komplexe Geschäftsprozesse nachvollziehbar erstellen. Das fertige Diagramm zeigt die Logik des Prozesses, seine Teilnehmer und die Reihenfolge ihrer Arbeit.

Sobald das Diagramm fertig ist, werden die Daten festgelegt, mit denen die Teilnehmer des Prozesses arbeiten werden. Es wird angegeben, wo und wie diese Daten in den Prozess einfließen werden. Diese Informationen werden von Ausführenden benötigt, um Aufgaben zu erledigen und motivierte Entscheidungen zu treffen.

Prozessausführung

Die Prozess-Engine, die das Herzstück des BPM-Systems ist, automatisiert die Aufgabenstellung, führt den Prozess in die gewünschte Verzweigung, sammelt und überträgt Daten und ermöglicht den Zugriff auf diese innerhalb des ausführbaren Prozesses.

Nach dem Start des Prozesses werden alle Aufgaben und Benachrichtigungen automatisch zum gewünschten Zeitpunkt an seine Teilnehmer gesendet. Gleichzeitig wird die im Diagramm vorgegebene Reihenfolge bei der Simulation eingehalten. Der Ausführende muss nicht darüber nachdenken, wohin er das Ergebnis seiner Arbeit lenken soll. ELMA365 weiß, welchem Mitarbeiter die nächste Aufgabe zugewiesen werden soll, nachdem die aktuelle Stufe abgeschlossen ist.

Prozessausführung

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Prozesssteuerung und-überwachung
in Echtzeit

ELMA365 bietet Managern verschiedene Tools zur Überwachung und Steuerung von Prozessen.
Sie helfen, Engpässe zu erkennen, rechtzeitig Maßnahmen zu ergreifen und die Leistung der Mitarbeiter zu korrigieren.

Prozesssteuerung und -überwachung in Echtzeit

Sie können den Fortschritt des Prozesses auf einem Kanban Board verfolgen. Wenn sich der Prozessstatus ändert, bewegt er sich von einer Spalte des Boards zur anderen.

Sie können auch nachvollziehen, in welchem Stadium sich ein bestimmter Geschäftsprozess gerade befindet, indem Sie seine Übersichtsseite überprüfen. Sie wird im System für jeden Prozess erstellt und zeigt das Bewegungsmuster in Echtzeit an. Alle abgeschlossenen Vorgänge sind blau umrandet, der aktuelle Vorgang ist grün umrandet.

Kontinuierliche Prozessverbesserung

Es ist nicht notwendig, die IT-Abteilung einzubeziehen, um Prozesse zu straffen. Das
Fachwissen von Programmier-Laien reicht aus, um Prozesse in Low-Code zu bearbeiten.
Neue Ideen können schnell in der Praxis getestet und auf ihre Wirksamkeit hin analysiert werden.

Um einen Wettbewerbsvorteil zu erhalten, müssen Unternehmen ihre Prozesse kontinuierlich optimieren. In diesem Fall gilt: je flexibler das Automatisierungstool ist, desto schneller kann das Unternehmen auf Marktveränderungen reagieren.

In ELMA365 können Sie Prozesse laufend verbessern. Fügen Sie Teilnehmer hinzu, passen Sie Oberflächen an und stellen Sie die Logik des Prozesses im visuellen Editor ein. Sie brauchen die Arbeit bereits laufender Prozesse nicht zu unterbrechen, und die Änderungen werden sofort nach ihrer Veröffentlichung wirksam.

Kontinuierliche Prozessverbesserung

Integration mit RPA

Nicht nur Menschen, sondern auch Roboter können als Teilnehmer am Prozess agieren. Sie können eine Reihe von einfachen, sich oft wiederholenden Aufgaben ausführen. Dies ist eine großartige Lösung für Aufgaben, die den Mitarbeitern viel Zeit in Anspruch nehmen und das Risiko von zufälligen Fehlern bergen, die durch den menschlichen Faktor entstehen.

Integration with RPA

Dokumentenfluss

Klassisches Toolset für das Dokumentenflussmanagement im Unternehmen. ELMA365 hilft, das elektronische Büro zu organisieren und sorgt für eine sichere Datenablage. Der Austausch von Rechtsdateien mit den Gegenparteien ist ebenfalls enthalten. Die Weiterleitung von Dokumenten wird durch End-to-End-Geschäftsprozesse automatisiert.

Vertriebsorganisation
Digitale Archivierung

Digitale Archivierung

ELMA365 ist eine Plattform, auf der Manager Dokumente schnell suchen und hochladen und auf Anfragen reagieren können. Da alle Daten an einem Ort gesammelt werden, ist die Dokumentensuche einfach - Sie benötigen nicht viele Informationen, um eine Aufzeichnung zu finden.

Elektronische Dokumentenverwaltung

Steuern Sie den Empfang und die Speicherung von Originaldokumenten und erleichtern Sie die Suche in digitalen und Papierdateien.

ELMA365 bietet Funktionen, die den Regeln der Dokumentenverarbeitung entsprechen. Dazu gehören die Registrierung von Dokumenten, die automatische Zuweisung von Vertragsnummern und die fortlaufende Seitennummerierung. Alle Dokumente im System bilden ein einziges Dokumentenregister.

Mitarbeiter mit unterschiedlichen Zugriffsrechten können durch einfache Ablage- und Suchmöglichkeiten benötigte Dateien im Handumdrehen finden. Das System ermöglicht es Unternehmen mit mehreren Niederlassungen, ihre Dokumenten-Workflows zu optimieren.

Elektronische Dokumentenverwaltung
Finanzdokumente

Finanzdokumente

In ELMA365 ist es einfach, die Arbeit mit Finanzdokumenten zu automatisieren. Wege zur Freigabe der Eingangsrechnungen verhindern Dateiverluste und senken das Risiko eines Zahlungsverzugs. Die Betrachtungsphasen werden klar und einfach zu verfolgen und zu überwachen.

Sobald das System eine Rechnung von der Gegenpartei erhält, ermittelt ELMA365 den Verantwortlichen für die Freigabe und stellt ihm eine Aufgabe. Die Fristen für die Betrachtung sind genau definiert, im Falle einer Verzögerung können Sie nachvollziehen, in welcher Phase die Schwierigkeiten aufgetreten sind.

Wenn sich die Vorschriften im Unternehmen ändern, passt sich das Tool problemlos daran an. Die Routen können mit wenigen Klicks angepasst werden: Sie können sie an die aktualisierte Struktur anpassen, die Reihenfolge der Genehmigungen, Fristen und Termine ändern.

Vertragsmanagement

Dienstzettel

Büro-Notizen

In ELMA365 können Office-Notizen in wenigen Sekunden erstellt und sofort an die Adressaten versendet werden. Mitarbeiter müssen nicht mit Papieren im Büro herumlaufen, wenn sie sich einen freien Tag genehmigt bekommen möchten. Es reicht, wenn Sie den Antrag online ausfüllen. Es ist möglich, dies sogar von ihrem Telefon aus zu tun. Das System selbst erstellt ein Dokument und sendet es an den entsprechenden Manager. Eine Bestellung für die Büroausstattung aufzugeben, einen freien Tag zu beantragen oder einen Mitarbeiter auf eine Geschäftsreise zu schicken, ist jetzt schnell und ohne Hektik möglich.

Genehmigungswege

Ein gut organisierter Workflow für Genehmigungsdokumente erleichtert den Mitarbeitern ihre Arbeit. Sie müssen keine Zeit mehr mit unnötigen Interaktionen verschwenden oder Verluste tragen. In ELMA365 werden die Dokumente automatisch zur Freigabe eingereicht. Routings basieren auf voreingestellten Regeln, so dass sich Manager wieder auf das Wesentliche konzentrieren können, anstatt sich mit dem Genehmigungsvorgang zu beschäftigen.

Dokumente werden nicht durch unnötige Koordinatoren weitergeleitet - nur die zuständigen Benutzer erhalten sie zur Freigabe. Der Prozess nimmt weniger Zeit in Anspruch, und es kommt nie zu einem Dokumentenverlust - Sie können den Dokumenten-Workflow jederzeit online überwachen.

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