Уровень зрелости процессов как показатель их эффективности

Зрелость — один из ключевых показателей эффективности бизнес-процессов. От того, насколько зрелы, а значит, логично выстроены, управляемы, измеримы, контролируемы и результативны процессы, зависит эффективное функционирование целых областей деятельности компании: ресурсосбережение, риск-менеджмент, проектная деятельность.

Логическая структура процесса предполагает четкую последовательность выполняемых операций, распределение зон ответственности в соответствии с должностными инструкциями и корпоративными стандартами.

Под термином «управляемость» подразумевается возможность целенаправленно воздействовать на ход процесса для достижения конкретного результата.

Измеримость процесса предполагает наличие плановых показателей (эффективность процесса оценивается с их помощью), и средств измерения фактических результатов, а также объема затраченных ресурсов.

Контролируемость — это устранение отклонений процесса от нормальных значений, либо поддержание их на приемлемом уровне.

Результативность — показатель эффективности бизнес-процесса, название которого говорит само за себя. Процесс должен достигать высоких результатов, а не являться самоцелью. В этом отражена суть процессного подхода к управлению: оптимизация деятельности компании направлена прежде всего на совершенствование механизмов достижения высоких результатов, повышения конкурентоспособности.

Все эти качества бизнес-процесс приобретает в процессе своего развития (повышения уровня зрелости).

Выделяются следующие уровни зрелости бизнес-процессов

1. Начальный

2. Повторяемый

3. Определенный

4. Управляемый

5. Улучшающийся (оптимизируемый)

На начальном этапе процесс является достаточно аморфным, не имеющим четкой функциональной структуры. Отдельные процедуры процесса игнорируются, в связи с чем ход его реализации зачастую является форсированным. Отсутствует четкое распределение ролей и регламентированных результатов. То, что результат процесса все-таки достигается, во многом обусловлено добросовестностью руководства и отдельных исполнителей.

Повторяемый этап отличается применением существующего опыта реализации аналогичных процессов на практике. Начинает выстраиваться логическая структура процесса.

На определенном уровне процесс сформирован и задокументирован, все текущие процедуры в рамках компании зафиксированы и интегрированы между собой. Начиная с этого этапа процесс становится окончательно сформировавшимся логически.

Устанавливаются критерии (показатели) эффективности бизнес-процесса через определение конкретного конечного результата. Процесс становится менее ресурсоемким. Определяются алгоритмы сбора и анализа достигнутых результатов процесса. Все эти изменения позволяют достичь нужного уровня управляемости, измеримости, и контролируемости процесса.

Переход в стадию «Улучшающийся» позволяет обеспечить высокую эффективность реализуемого процесса путем корректировки существующих регламентов, внедрения новых методик, оптимизирующих процесс.

Только при условии прохождения через все уровни зрелости процесса можно прогнозировать сокращение затрат ресурсов компании на его реализацию и достичь ключевых параметров эффективности бизнес-процесса: предсказуемости и высокой эффективности.