ELMA365 Закупки с агентской автоматизацией

При подготовке крупных закупок инициатору приходится переносить в заявку десятки или сотни позиций. Заполнять каждую строку вручную долго, а при копировании данных легко допустить ошибку.

В ELMA365 Закупки пользователь может загружать через шаблон все позиции одной операцией из привычного Excel-файла. Для этого в системе доступен готовый шаблон импорта. При необходимости администратор может адаптировать его под принятый в компании формат таблиц, состав полей и особенности закупочного процесса. Настроенные шаблоны сохраняются в системе и доступны для повторного использования.

В результате инициатор быстрее формирует объемные заявки, продолжает работать с привычной структурой данных и избегает ошибок, связанных с ручным переносом информации. Компания получает единый и контролируемый способ загрузки закупочных позиций в систему.

При возникновении потребности в товарах или услугах инициатору закупки или менеджеру по закупкам в первую очередь нужно понять, на какие цены и коммерческие условия необходимо ориентироваться. Поиск такой информации может отнять много времени: данные разрознены, а сведения из разных источников могут противоречить друг другу. 

Мы создали ИИ-агента, который в режиме диалога подсказывает коммерческие условия по указанной номенклатуре. Для этого он использует внутренние данные об истории закупок и информацию из ограниченного списка проверенных внешних источников. ИИ-советник помогает найти оптимальный способ закупки товаров или услуг: находит действующий контракт или формирует пул поставщиков для запроса предложений.

Благодаря этому закупщики могут переключить свое внимание с рутинного анализа рынка на стратегические задачи.

При проведении закупок анализ предложений поставщиков может стать нетривиальной задачей. Так, при большом количестве позиций в закупке необходимо проанализировать каждую строку в предложениях поставщиков и только после этого принять решение о победителе. 

Другая ситуация — сложные закупки. Например, при приобретении высокотехнологичного оборудования список требований к нему бывает огромным, как и объем предоставляемой поставщиками документации. Такая информация требует систематизации, обработки и длительного анализа. 

Созданные нами ИИ-операции позволяют значительно упростить задачу технической и коммерческой оценки предложений: ИИ сопоставляет всю информацию из предложений поставщиков с изначальным ТЗ и требованиями к закупке, визуально показывает соответствия и отклонения, формирует рекомендации для закупщика и технического эксперта. 

ИИ внутри процесса видит сразу все предложения, поэтому, в отличие от человека он может находить неявные аномалии и ошибки. Проведя анализ, ИИ подсвечивает отклонения и дает рекомендации по уточнению деталей у поставщика. Финальное решение о победителе остается за человеком, но ИИ позволяет в разы сократить трудозатраты на принятие такого решения.

Закупки для нужд производственных площадок и объектов строительства напрямую связаны с производственным планом или графиком строительно-монтажных работ. Срывы таких планов недопустимы, поэтому любые изменения в потребностях должны своевременно транслироваться в закупку, а все отклонения закупки должны быть быстро идентифицированы и ликвидированы.

Мы добавили в ELMA365 Закупки несколько отраслевых сценариев, которые позволяют запускать закупку на основе производственных потребностей из внешних систем, а также проектов СМР. Закупка формируется автоматически на основе плана или сметы. В ходе процесса закупки система выявляет превышения сроков и оповещает ответственных участников процесса, что позволяет не допустить просрочек в поставках. Если исходный план меняется, то это изменение тоже оперативно отражается в закупке.

По итогам каждого производственного цикла или этапа выполнения работ SRM-система анализирует возникшие отклонения в сроках и качестве поставок и формирует набор правил для дальнейших итераций, например, корректирует нормативную длительность процедур, вносит изменения в пулы основных и резервных поставщиков, что позволяет минимизировать риски при проведении последующих закупок.