ESM-контур «Столото»: HR, АХО, финансовый контроль и ЭДО на ELMA365

Крупнейший оператор государственных лотерей в России «Столото» автоматизировал HR-процессы и внутренние согласования на платформе ELMA365. Особенность проекта — полное отсутствие внешних интеграторов: внедрение велось силами собственной команды, которая за три года выросла из одного специалиста в полноценный центр компетенций.

До 2021 года ключевые внутренние процессы компании — прежде всего согласования — шли в разрозненных системах и почте. Единых сквозных маршрутов не было, заявки терялись, статусы отследить было сложно. Стратегической целью стало создание единой среды с прозрачными маршрутами и управляемыми правилами согласования. При выборе платформы компания ориентировалась на три критерия: полноценная BPMS с нотацией BPMN, возможности Low-code и no-code разработки, а также накопленный опыт команды на предыдущих версиях платформы.

На ELMA365 развёрнута экосистема внутренних процессов: HR-контуры, финансовый контроль, документооборот, командировки, обучение персонала, организация рабочего места и «Банк идей» — инструмент для сбора предложений сотрудников. Платформа интегрирована с AD, 1С, Potok, iSpring, базами данных MS SQL и PostgreSQL, Jira, собственными API-модулями и бэкофисным мобильным приложением. Команда реализовала собственные доработки: виджеты визуализации, отображение маршрута заявки, диаграмму Ганта и сервисные модули для улучшения пользовательского опыта.

Опыт работы с предыдущими версиями платформы, гибкость Low-code и возможность строить полноценные BPMN-процессы позволили нам развивать ELMA365 самостоятельно и постепенно вырасти из одного специалиста в полноценный внутренний центр экспертизы, который сегодня является оркестратором процессов HR, АХО, УФК, внутреннего документооборота.

Роман Пронин

Руководитель управления по автоматизации и оптимизации процессов, «Столото»

Оформление и согласование командировки сократилось с 10 до 1 рабочего дня. Новые процессы запускаются по запросу бизнеса в сжатые сроки: реферальная программа — 2,5 недели от заявки до продуктива, реализация имущества для сотрудников — 7 рабочих дней. Масштаб использования платформы — более 3 000 заявок в месяц.

На старте мы столкнулись с типичной для самостоятельного внедрения ловушкой — торопились запускать процессы по регламенту, не всегда успевая полноценно проработать сценарии, а часть доработок откладывали в бэклог «на потом».

Это был нормальный этап роста, но именно из него мы извлекли три вещи, которые сегодня советуем всем, кто внедряет BPM своими силами:

― планировать архитектуру и ключевые сценарии сразу, не откладывая проработку в бэклог.
― Не копировать регламент в систему один в один, а прорабатывать процесс до запуска.
― Закладывать ресурс на развитие платформы уже после первого релиза, а не только на этапе старта.

Антон Александров

Руководитель отдела цифровизации процессов «Столото»

Если оценивать проект в целом, наше главное достижение — не отдельный автоматизированный процесс, а зрелость платформы и HR-трансформация компании. За это время у нас появился собственный центр компетенций в HR, сложился единый подход к разработке и вырос устойчивый спрос со стороны бизнеса на новые автоматизации. Это лучший показатель того, что платформа прижилась. Победа в конкурсе «BPM-проект года» в номинации «Самый результативный проект» стала прямым следствием проделанной работы.

Татьяна Гладюк

Директор по персоналу и организационному развитию холдинга S8 Capital

Ещё несколько лет назад BPM-систему покупали под конкретный процесс — согласование или документооборот. Сейчас её сразу планируют на несколько контуров вперёд, и главным риском становится зависимость от подрядчика: каждый новый процесс — это новый бюджет и новые сроки.

Проект «Столото» показателен именно поэтому: вместо найма или внешнего интегратора компания вырастила собственный центр компетенций, который сегодня самостоятельно разворачивает процессы на любой контур.

Наталия Долженкова

Исполнительный директор ELMA