5 признаков проблемного бизнес-процесса

1. Неестественная фрагментация процесса

Отдельные участки бизнес-процесса выстроены и автоматизированы, однако часть операций выполняется в ручном режиме. В итоге работа ведется сначала в одной ИТ-системе, потом переключается на ручные операции, затем продолжается в той же или другой системе. Такой способ организации процесса мы называем лоскутной автоматизацией.

Проблемы:

• Сотрудникам из разных департаментов приходится дополнительно уточнять сведения и получать согласования для выполнения операций по процессу.

• Ручной ввод / сверка данных съедают время и несут риски ошибок.

• Из-за пробелов в автоматизации и применения разрозненных ИТ-систем сложно контролировать весь бизнес-процесс от старта до завершения.

2. Система стремится к безопасности

В ходе работы формируются избыточные запасы процесса. Когда исполнители не знают, сколько будет заказов на продукт или услугу, они держат определенное количество товаров, материалов или ресурсов про запас.

Запасы процесса — это одна из трех базовых метрик, которые позволяют получить первичную информацию о том, как работает тот или иной бизнес-процесс. Избыток запасов снижает экономический потенциал компании. Это сигнал к тому, что процесс нужно улучшать.

• Запасы офисных процессов (количество транзакции, которые сейчас находятся в работе) обусловлены их низкой производительностью.

• Запасы материалов вызваны неэффективным процессом планирования и/или производства.

• Незавершенное производство (всегда есть, но его нужно минимизировать) связано с неэффективностью производственных процессов.

• Запасы готовой продукции обусловлены слабыми процессами прогнозирования.

• Запасы цепочки поставок вызваны неэффективностью процессов SCM.

• Дебиторская задолженность — это запасы процесса расчета с клиентами компании.

3. Большой уровень бюрократии

Этот признак встречается у большинства компании с штатом в 500+ сотрудников.

Факторы, замедляющие бизнес-процесс

• Избыточные согласования, которые носят характер проверки перед инициацией работ (решается, должна ли компания выполнить конкретный экземпляр процесса).

• Вовлечение в работу контролера, который следит за ходом операций. Он требует отчетов и анализа работы — его деятельность не формирует добавленной ценности, при этом замедляет исполнение процесса.

• Принятие решений в рамках процесса, когда руководитель отменяет его исполнение или пускает процесс по другой ветке. При этом часть операций уже выполнена, на что были затрачены время и ресурсы.

• Контроль рисков компании, связанный с деятельностью сотрудника, который следит за результатом процесса. Он также может вернуть бизнес-процесс на начальные этапы или зациклить исполнение.

4. Много переделок и повторений

Ситуация, когда в ходе бизнес-процесса задачи многократно возвращаются исполнителям для доработки, исправления, сверки. В среднем на такие переделки может уходить до 30% рабочего времени сотрудников. Это приводит к значительной потере эффективности процесса.

5. Чрезмерная сложность процесса

Если офисные процессы слишком сложные, их нужно менять. Четко выстроенный бизнес-процесс стремится к простоте. Со временем в любую работу вносятся изменения согласно интересам разных исполнителей и департаментов — добавляются новые условия, проверки, транзакции и согласования. Если ваши процессы обросли избыточными операциями, стоит обратить на них внимание.

Есть простой способ выявить, какие операции бизнес-процесса можно улучшить, а какие стоит исключить. Это не требует сложных вычислений. Достаточно взглянуть на каждую задачу глазами исполнителя и оценить ее по 4-м простым аспектам: получение информации, принятие решения, действие и отклик. Подробнее о том, как провести такой анализ, читайте в статье Простой способ проанализировать бизнес-процесс.